Dynamicznie rozwijający się sklep turystyczny, oferujący szeroki asortyment przez oddziały stacjonarne oraz rozbudowany sklep internetowy.

Sytuacja wyjściowa:

Nasz klient, lider w branży turystycznej, zarządza kompleksową siecią sprzedaży i dystrybucji akcesoriów, odzieży i sprzętu turystycznego, obejmującą zarówno punkty stacjonarne, jak i platformę e-commerce. Infrastruktura sklepu opiera się na biurowcu, magazynach i sklepach lokalnych, każdy z nich wyposażony jest w zaawansowaną infrastrukturę IT. Kluczowym wyzwaniem jest utrzymanie ciągłości działania sieci informatycznej, zarówno w magazynach, jak i w chmurze.

Wyzwania, z którymi się zmierzyliśmy:

Zapewnienie nieprzerwanego dostępu do zasobów serwerowych w chmurze jest kluczowym czynnikiem efektywności działania naszego klienta, sieci sklepów turystycznych. Stabilne i bezpieczne połączenie internetowe między biurem centralnym, magazynami, a poszczególnymi sklepami, jak również dostęp do zdalnych pulpitów, jest absolutnie niezbędne dla zapewnienia ciągłości operacyjnej i sprawnej pracy wszystkich działów. Wspieramy naszego klienta w utrzymaniu stałej komunikacji z serwerami, co jest kluczowe dla zarządzania danymi i operacji biznesowych, zarówno w zakresie sprzedaży stacjonarnej, jak i online.

Równie istotne jest utrzymanie i zarządzanie infrastrukturą magazynową, która w naszym przypadku obejmuje nowoczesne technologie, takie jak dotykowe kioski i kolektory magazynowe. Te urządzenia są fundamentem dla efektywnego zarządzania stanami magazynowymi i logistyką. Dlatego konieczne jest zapewnienie niezawodnych rozwiązań bezprzewodowych, które umożliwiają stałe i szybkie połączenie tych urządzeń z centralnym systemem zarządzania. Dzięki temu personel magazynowy może sprawnie przemieszczać się między alejkami, bez ryzyka utraty zasięgu i zerwania komunikacji z bazą danych. To z kolei pozwala na bieżące aktualizacje stanów magazynowych i zapewnia skuteczność procesów logistycznych, od zamówień aż po realizację sprzedaży.

Co klient zyskał dzięki współpracy z nami?

Nasze wsparcie IT odegrało dużą rolę w umożliwieniu klientowi szybkiego dostosowania się do dynamicznie zmieniających się potrzeb rynkowych. Dzięki dostarczaniu spersonalizowanych rozwiązań IT wspomogliśmy naszego klienta w znaczącym awansie w hierarchii branżowej. Zapewnienie odpowiedniego sprzętu oraz zaawansowanej infrastruktury informatycznej pozwoliło na płynne zarządzanie zarówno sprzedażą stacjonarną, jak i rozbudowaną działalnością e-commerce.

Realizacja tego projektu wymagała od nas natychmiastowej reakcji na szybko rozwijające się zapotrzebowanie klienta. Nasz model wsparcia, nieograniczony rodzajem i rozmiarem działalności klienta, umożliwił nam skuteczne wdrożenie rozwiązań dostosowanych do nowej rzeczywistości biznesowej naszego klienta. Dzięki naszemu doświadczeniu i elastyczności byliśmy w stanie błyskawicznie zaproponować i zaimplementować niezbędne technologie, które skutecznie wspierały rozwój.

Nasza współpraca przyniosła klientowi nie tylko technologiczne ulepszenia, ale również znaczące korzyści operacyjne i biznesowe. Zwiększona efektywność operacyjna, poprawiona logistyka, oraz ulepszone zarządzanie zasobami IT pozwoliły naszemu klientowi na osiągnięcie wyższego poziomu satysfakcji klienta i lepsze pozycjonowanie w branży turystycznej.

Podsumowanie:

Zapewniamy wsparcie IT oparte na solidnym doświadczeniu, elastyczności i gotowości do pracy z klientami z różnych sektorów. Nasze kompleksowe usługi IT, od wsparcia liniowego, systemu zdalnej obsługi zgłoszeń, po SLA i tickety, są gwarancją poważnego podejścia do każdego projektu. Jesteśmy przygotowani do wspierania naszych klientów na każdym etapie ich rozwoju.

Artykuł Obsługa serwisowa sieci sklepów turystycznych pochodzi z serwisu TCATS Group.

Firma usługowa sprzedająca szkolenia

Sytuacja wyjściowa

W firmie sprzedającej szkolenia pracuje ok 80 osób. Sprzedaż odbywa się głównie w systemie telefonicznym. Duża część działalności firmy odbywa się w Internecie, dlatego ogromną rolę w realizacji sprzedaży odgrywają m.in. bezawaryjnie działająca poczta elektroniczna i system telefoniczny, specjalistyczne aplikacje sprzedażowe oraz pakiet aplikacji biurowych. Duża część pracowników pracuje zdalnie z domu.

Firma posiada własną serwerownię z kilkoma serwerami, a w tym serwer pocztowy elektronicznej oparty o rozwiązania Open Source, system centrali telefonicznej oparty na systemie Asterisk, system finansowo-księgowy, aplikacje sprzedażowe WWW oraz własna strona internetowa. Klient miał obsługę IT, jednak nie był z niej w pełni zadowolony, ponieważ nie wszystko było realizowane zgodnie z rzeczywistymi potrzebami, a problemy nie były rozwiązywane

Główne problemy:

• Niepoprawnie działająca poczta elektroniczna, dużo spamu i kilkukrotne włamania na skrzynki pocztowe
• Słabe zabezpieczenia sieci wewnętrznej
• Dostęp zdalny dla pracowników prawie bez zabezpieczeń
• Brak świadomości użytkowników w kwestii bezpieczeństwa
• Duże zróżnicowanie aplikacji biurowych i brak kompatybilności
• Brak pewności co do zapewnienia kopii bezpieczeństwa
• Trudny w utrzymaniu i zarządzaniu system dysku sieciowego.

Wyzwanie z którym się zmierzyliśmy

W pierwszym etapie zrealizowaliśmy pełny audyt infrastruktury informatycznej. Przeprowadziliśmy wywiady z kluczowymi pracownikami na temat występujących problemów i potrzeb firmy po to, aby je zweryfikować i przygotować plan, który miał na celu dostosować infrastrukturę sieciową klienta do rzeczywistych potrzeb i możliwości firmy sprzedającej szkolenia.

Wywiad z Klientem wskazał na dwa podstawowe czynniki, których oczekuje – ciągłość działania i zapewnienie bezpieczeństwa. Na podstawie wyników audytu we współpracy z przedstawicielami klienta opracowany został plan działania, którego podstawą było przeniesienie jak największej części infrastruktury i rozwiązań do „chmury”. Wszelkie działania miały być realizowane w taki sposób aby jak najmniej wpływać na działanie organizacji Klienta.

1. Zastąpienie serwerów aplikacyjnych ich odpowiednikami działającymi w chmurze lub przeniesienie serwerów do chmury
   • Zastąpienie sytemu telefonicznego opartego na serwerze Asterisk, wirtualną centralą telefoniczną działającą na bazie telefonów komórkowych (wymagane przez pracę zdalną pracowników) – usługa ORANGE
   • Zamiana systemu poczty elektronicznej z własnego serwera na usługi Microsoft 365.
   • Zamiana lokalnej usługi katalogowej Active Directory na usługę chmurową AzureActiveDirectory
   • Zastąpienie lokalnego dysku sieciowego usługą Microsoft OneDrive/Sharepoint
   • Wdrożenie nowego systemu finansowo-księgowego na infrastrukturze przygotowanej na serwerze wirtualnym zrealizowanym na dedykowanym serwerze u dostawcy usług hostingowych
   • Przeniesienie aplikacji sprzedażowych i strony internetowej na serwery wirtualne zrealizowane na tym samym serwerze dedykowanym co system finansowo-księgowy.
2. Zapewnienie pełnej kopii zapasowej wszystkich zasobów, jakie funkcjonują w firmie na serwer NAS ulokowany w siedzibie firmy
3. Uporządkowanie i ustandaryzowanie aplikacji biurowych poprzez zakupienie licencji Microsoft 365 w chmurze
4. Wymiana sprzętu sieciowego na sprzęt zapewniający dużo wyższy poziom bezpieczeństwa
   • Odpowiednia konfiguracja Firewall i innych zabezpieczeń
   • Dostęp do zasobów firmy tylko i wyłącznie poprzez szyfrowane kanały VPN tak dla pracowników zdalnych jak i w połączeniach do serwerów w chmurze
   • Zabezpieczenie sieci WiFi
5. Przeszkolenie pracowników w kwestii bezpieczeństwa

Współpraca układała się bardzo harmonijnie, między innymi dlatego, że zarówno po stronie klienta, jak i naszej zostały wyznaczone osoby, które miały zdefiniowany poziom decyzyjności operacyjnej. Umożliwiło to szybką reakcję w ramach realizacji zadań projektowych.

Aby zapewnić poprawne i bezpieczne działanie wszystkich systemów w pierwszej kolejności była wymiana sprzętu sieciowego. Zastosowaliśmy sprawdzone rozwiązania firmy Mikrotik oraz w zakresie sieci WiFi firmy Ubiquiti. Sprzęt został wstępnie skonfigurowany w naszym laboratorium. Następnie w piątek po zakończaniu pracy przez Klienta został przeniesiony do jego lokalizacji i uruchomiony w miejsce używanego do tej pory. W ramach prac skonfigurowano zabezpieczenia sieciowe na poziomie Firewall oraz dodano obsługę VPN. Sieć WiFi została podzielona na sieć roboczą, zintegrowaną z siecią lokalną oraz na sieć dla gości z dostępem jedynie do Internetu. Prace wdrożeniowe zakończyły się w piątek wieczorem, natomiast w sobotę realizowane były jeszcze szczegółowe testy i dostrajanie pracy systemu.

Kolejnym duży etap zakładał migrację poczty elektronicznej, usług katalogowych oraz aplikacji biurowych do usług platformy Microsoft 365. Klient wybrał subskrypcję zapewniając możliwość instalacji oprogramowania Office 365 na komputerach użytkowników.

To była największa część realizacji zakładanego planu, która dodatkowo musiała zostać wykonana w całości w ciągu jednego weekendu. Przed przystąpieniem do migracji pracownicy Klienta zostali przez nas przeszkoleni z podstawowych czynności obsługowych w pakiecie Microsoft 365. Przygotowanie środowiska Microsoft 365 przy współpracy Klienta i w oparciu o przyjęte wspólnie założenia trwało około 3 dni roboczych. Migracja rozpoczęła się w piątek po zakończeniu przez Klienta pracy i obejmowała:

1. Migrację poczty elektronicznej na nowy serwer w Microsoft wraz z przeniesieniem poczty historycznej również na serwery Microsoft w chmurze
2. Reinstalację stacji roboczych, której celem było ujednolicenie oprogramowania, instalację aplikacji Office 365, odebranie użytkownikom uprawnień administracyjnych na ich komputerach oraz podłączenie tych komputerów do usługi Azure Active Directory.

Ze względu na ilość stacji roboczych w pracach brało udział kilku pracowników TCATS, a wiele czynności wykonywane było równolegle. Prace zakończyły się w niedzielę wieczorem. Na wszelki wypadek jeden z naszych pracowników przez cały dzień w poniedziałek był dostępny na miejscu u Klienta rozwiązując ewentualne indywidualne problemy użytkowników.

Po ustabilizowaniu się działania firmy związanej ze zmianą systemu poczty oraz aplikacji biurowych kolejnym etapem było przeniesienie systemu telefonicznego do wirtualnej centrali telefonicznej. W tym zakresie wsparliśmy klienta w wyborze rozwiązania oraz później przy rozmowach z operatorem. Wdrożenie w tym zakresie zostało zrealizowane przez operatora systemu telefonicznego. Po wdrożeniu rozwiązania przejęliśmy natomiast od Klienta administrację wirtualnej centrali telefonicznej.

Kolejny i ostatni etap reorganizacji to przeniesienie pozostałych serwerów z własnej serwerowni na dedykowany serwer u operatora usług hostingowych oraz zapewnienie backupu zgromadzonych tam danych.

Biorąc pod uwagę zapotrzebowanie Klienta na moc obliczeniową, wystarczyło zakupienie jednego serwera dedykowanego i zrealizowanie na nim kilku serwerów wirtualnych.

Po zainstalowaniu i przygotowaniu głównego systemu do wirtualizacji serwerów – pierwszym przygotowanym serwerem wirtualnym był serwer dla systemu finansowo-księgowego. Na jego Bazie firma zewnętrzna dokonała wdrożenia oprogramowania. Równolegle z naszej strony wdrażaliśmy kolejny serwer zapewniający zdalną pracę dla systemu finansowo-księgowego na bazie usług RDS Microsoftu.

Ostatnimi przenoszonymi serwerami były serwery WWW dla aplikacji sprzedażowej oraz strona WWW.

Dla połączeń do systemu finansowo-księgowego oraz sprzedażowego zrealizowaliśmy stałe połączenie szyfrowanym kanałem VPN z biura firmy do serwera u operatora hostingowego. Dostęp z poziomu Internetu został wyłączony.

Każdy serwer wirtualny otrzymał pełny systemowy backup zrealizowany w oparciu o oprogramowanie Veeam. Dane składowane są poza najpierw na osobnej partycji serwera, a następnie kopiowane są na serwer sprzętowy NAS zlokalizowany w biurze Klienta.

Po zakończeniu wdrożenia lokalna serwerownia została wyłączona z użytku.

Uzupełnieniem wszystkich prac była sesja kilku szkoleń w zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych. Których celem było głównie uświadomienie zagrożeń i sposobów ich minimalizowania.

Zakończenie wszystkich projektów pozwoliło nam na pełne przejęcie obsługi informatycznej Klienta (Microsoft 365,  serwery, komputery i peryferia oraz wirtualna centrala telefoniczna) z zapewnieniem oczekiwanego SLA oraz przy wyeliminowaniu wcześniejszych problemów.

Co klient zyskał dzięki współpracy z nami?

1. Wybór rozwiązań Microsoft 365 w jednym pakiecie licencyjnym pozwolił nam rozwiązać problemy z pocztą elektroniczną, spamem, ujednoliceniem i zalegalizowaniem oprogramowania biurowego, wyeliminowaniem serwera Active Directory, serwera plików dla lokalnego dysku sieciowego oraz przede wszystkim zapewnieniem o wiele wyższego poziomu bezpieczeństwa, między innymi poprzez wdrożenie wbudowanego uwierzytelniania dwuetapowego. Dodatkowo klient uzyskał możliwość elastycznego zarządzania wykorzystywanymi licencjami, których ilość może być dynamicznie zmieniana każdego miesiąca. Poza tym, poza opłatami wdrożeniowymi nie była konieczna żadna jednorazowa inwestycja w sprzęt i oprogramowanie gdyż opłaty realizowane są w trybie miesięcznym
2. Wybór rozwiązań Microsoft zapewnił dla poczty elektronicznej i zasobów plikowych ciągłość działania na poziomie ponad 99,5%
3. Zwiększyliśmy poziom bezpieczeństwa przed atakami hackerskimi dzięki szczelnej konfiguracji Firewall oraz wprowadzeniu uwierzytelniania wieloskładnikowego. Uzupełnieniem jest zapewnienie komunikacji z zewnątrz poprzez szyfrowane tunele VPN
4. Nowy system wirtualnej centrali telefonicznej również zapewnił o wiele wyższy poziom dostępności usługi oraz dał większą elastyczność pracy w różnych lokalizacjach i środowiskach
5. Wirtualizacja serwerów daje nam optymalne wykorzystanie posiadanego sprzętu i jego minimalizację. Dodatkowo pozwala na bardzo szybkie odzyskanie uszkodzonych serwerów albo przeniesienie ich do innego centrum danych np. u innego operatora hostingowego skracając czas usunięcia awarii nawet do kilkudziesięciu minut
6. Eliminacja serwerów lokalnych pozwoliła klientowi na odzyskanie pomieszczenia serwerowni i wykorzystanie go na inne cele oraz znaczące obniżenie kosztów energii elektrycznej
7. Wykorzystanie serwera dedykowanego w sprawdzonym centrum danych zapewniło zasilanie awaryjne, zapasowe łącza do Internetu, ochronę przed atakami DDoS oraz zabezpieczenie przed pożarami i odpowiedni poziom ochrony fizycznej. Cały proces odbył się bez wysokich inwestycji w sprzęt i zabezpieczenia. Opłaty rozbite są na okresy miesięczne i w każdej chwili można z nich zrezygnować lub przenieść do innego operatora
8. W ramach współpracy na bieżąco doradzamy klientowi w zakresie związanym z rozwojem infrastruktury IT, instalacji aplikacji i rozwoju technologii informatycznych, na których opiera swój biznes i sprzedaż szkoleń
9. Klient nie musi martwić się o sprawne działanie systemu IT. Zyskał pełne wsparcie w tym zakresie ze szczegółowo określonym zakresem naszych działań oraz SLA. Może być spokojny o funkcjonowanie swojego biznesu, ponieważ zapewniamy bezpieczeństwo i ciągłość działania podstawy jego funkcjonowania.

Podsumowanie

To, co nas wyróżnia to kompleksowe spojrzenie na zauważone problemy i potrzeby Klienta, gdyż tylko takie podejście daje szansę na usprawnienie i optymalizację pracy. Opuszczenie choćby jednego z elementów, może całkowicie zaprzepaścić efekty prowadzonych modernizacji. Przeprowadziliśmy pełny audyt IT i przygotowaliśmy rozpisany w  czasie projekt zmiany w systemie informatycznym, który jest zgodny z  realnymi potrzebami oraz możliwościami kadrowymi i finansowymi klienta. W efekcie wszelkie niedoskonałości w infrastrukturze klienta, zabezpieczeniach  i jego potrzeby w obszarze rozwoju systemu IT zostały zrealizowane zgodnie z przyjętym planem i harmonogramem. W efekcie klient uzyskał zapewnienie niezawodności wykorzystywanych systemów oraz dodatkowe ubezpieczenie na wypadek problemów. jest zadowolony, jego firma przynosi mu stałe zyski, ponieważ zapewniamy bezpieczeństwo jego systemom IT.

Artykuł Optymalizacja infrastruktury firmy z branży usług szkoleniowych pochodzi z serwisu TCATS Group.

Zakład produkcyjny koncernu medycznego będącego częścią międzynarodowej korporacji

Sytuacja wyjściowa

Zakład produkuje m.in. wysokospecjalistyczne implanty ortopedyczne. Jest jedną z kilku fabryk koncernu, który posiada podobne zakłady na kilku kontynentach. Siedziba koncernu mieści się w Stanach Zjednoczonych. Firma posiada własny korporacyjny dział IT a dodatkowo, w każdej z fabryk, lokalny zespół IT. Produkcja odbywa się na trzy zmiany i w znacznej mierze polega na niezawodnym działaniu infrastruktury informatycznej, która jest podstawowym elementem umożliwiającym sprawną organizację i nadzór nad produkcją. Firma posiada własną serwerownię z kilkoma serwerami fizycznymi i kilkunastoma wirtualnymi, rozbudowaną sieć komputerową z kilkoma punktami dystrybucyjnymi, infrastrukturę wirtualnych pulpitów wraz z terminalami typu thin client oraz kilkadziesiąt stanowisk komputerowych, zarówno biurowych jak i specjalistycznych stacji inżynierskich z wyspecjalizowanym oprzyrządowaniem peryferyjnym. Całość infrastruktury jest ściśle powiązana z infrastrukturą korporacyjną. Wsparcie IT koncernu działa w modelu trzech linii wsparcia, gdzie korporacyjne IT pokrywa linię 2 i 3 w standardowych godzinach pracy dla lokalizacji, w której się mieści. Pierwsza linia to zewnętrzna firma wyspecjalizowana w takich usługach, pracująca 24 godziny na dobę i komunikująca się wyłącznie w języku angielskim. Dodatkowo firma zatrudnia etatowych specjalistów IT w każdej z lokalizacji, jednak w przypadku tutejszej taka forma obsługi obszaru IT nie była wystarczająco efektywna i satysfakcjonująca dla właściciela.

Wyzwanie z którym się zmierzyliśmy

Obsługa rozbudowanej i nowoczesnej infrastruktury informatycznej wymaga szerokich kompetencji w wielu obszarach IT. Praca ciągła zakładu wymaga elastyczności i wysokiej dostępności wsparcia. Współpraca z zagranicznym korporacyjnym IT wymaga wysokich zdolności komunikacyjnych w języku obcym. Dodatkowym wyzwaniem jest różnica stref czasowych, która powoduje, że podczas najbardziej intensywnego okresu dnia, wsparcie korporacyjnego IT jest niedostępne. Bariera językowa jest głównym problemem w efektywnym korzystaniu pracowników zakładu z wypracowanych na poziomie korporacji rozwiązań do obsługi problemów IT, w tym zgłaszania takich sytuacji pierwszej linii wsparcia.

Głównym założeniem współpracy było wsparcie korporacyjnego IT w zgłoszeniach, które nie mogą być rozwiązane zdalnie. Wspólnie z klientem wypracowaliśmy model oparty na obecności naszych pracowników w zakładzie w wymiarze dwóch dni roboczych w tygodniu i po 3-dniowym wdrożeniu rozpoczęliśmy świadczenie usługi. W dość krótkim czasie okazało się, że początkowe założenie nie gwarantowało efektywnego rozwiązywania problemów i wymusiło rewizję zakresu naszego wsparcia. Obecnie zajmujemy się:

• Efektywnie pokrywamy zakres wsparcia świadczony przez korporacyjną pierwszą i drugą linię wsparcia
• Wspieramy trzecią linię w zleceniach realizowanych na miejscu
• Część zleceń realizujemy zdalnie
• Realizujemy wszystkie prace dotyczące sprzętu oraz sieci lokalnej
• Wspieramy Dział Utrzymania Ruchu w serwisie maszyn w zakresie ich komponentów komputerowych
• Wspieramy merytorycznie nowe wdrożenia oraz rozwój infrastruktury
• Dostarczamy sprzęt i oprogramowanie

Co klient zyskał dzięki współpracy z nami?

• Dzięki dobrej znajomości języka angielskiego znacznie podnieśliśmy efektywność komunikacji kadry zarządzającej oraz pracowników zakładu z korporacyjnym IT, gdzie oprócz znajomości języka konieczne jest również znajomość terminologii branżowej
• Dzięki szerokim kontaktom na rynku lokalnych dostawców sprzętu IT umożliwiliśmy zakupy sprzętu w znacznie atrakcyjniejszych cenach niż oferują dostawcy globalni na poziomie korporacji
• Zoptymalizowaliśmy wykorzystanie usług zewnętrznych dostawców w zakresie dostępu do internetu, zorganizowaliśmy łącza główne i zapasowe na atrakcyjnych warunkach
• Dwukrotnie wspieraliśmy proces zmiany właściciela zakładu
• Przeprowadziliśmy wszystkie lokalne prace w trakcie wdrożenia usługi Microsoft 365
• Wspieraliśmy wdrożenia m.in. zintegrowanego systemu zarządzania produkcją oraz systemu finansowo-księgowego

Podsumowanie

Oferowany przez nas model wsparcia pozwala na bardziej efektywne kosztowo pokrycie potrzeb w zakresie IT i lepszą współpracę z korporacyjnym IT. Nasz zespół zapewnia szerszy zakres kompetencji i większe doświadczenie niż dotychczas zatrudniani etatowi specjaliści IT. Nasze wsparcie jest w 100% redundantne – brak jest nieobecności z tytułu urlopów, chorobowego, czy zdarzeń losowych. Niewątpliwą zaletą jest również elastyczność współpracy, w której możemy łatwo dostosowywać zakres kompetencji, zaangażowanie czasowe i technologie wsparcia do wymagań klienta i jego budżetu IT.

Artykuł Wsparcie działu IT firmy produkcyjnej pochodzi z serwisu TCATS Group.